Какво представлява Travel Office

Какво е Travel Office?

Travel Office е функционален уеб базиран софтуер, който предоставя възможност на туристическата агенция да въвежда структурирани бази данни с клиенти и фирми, да въвежда резервации, да следи статус на текущи резервации, да издава документи (договор, ваучер, фактура).

Всичко това създава изключително улеснение за офис работата на всяка туристическа фирма.




Предимства на Travel Office

  • Систематизирани данни

Край на излишното губене на време в търсене на някой документ - всичко е систематизирано и удобно за ползване

  • Достъп където и да се намирате

Системата е уеб базирана, достатъчен е само интернет достъп, потребителско име и парола

  • Вие сте напълно мобилни

Вашият офис е винаги с вас и е на ваше разположение по всяко време и то цялата ви база данни, резервации и фирмени документи

  • Ефективно обслужване за вашите клиенти

Единствено въведете данните на клиента. Договорът, ваучерът и фактурата са автоматично попълнени.




Функционалности на Travel Office Basic

Резервации

  • Възможност за директна резервация по оферта от сайта, към който е интегриран Travel Office. Възможност за въвеждане на неограничен брой резервации в системата.

  • Данните за офертата (дата на отпътуване, хотели по програмата с цени, видове стаи) се зареждат автоматично в Travel Office.

  • Бързо и лесно попълване на стъпките по резервацията, както и издаване на необходимите документи за пътуването.

  • Удобство при работата с вече създадена резервация - отразяване на необходими промени - промяна в данните на клиентите, въвеждане на плащане към резервация, добавяне на следващо плащане, автоматично изчислява оставащата дължима сума

Организирани данни

  • Всяка резервация може да съдържа: код на оферта, заглавие/дестинация, продължителност, транспорт, хотел, тип настаняване, дата на отпътуване/настаняване, брой туристи (възрастни и деца), крайна цена, депозит, статус на резервация

  • Услуги по резервацията (пакетни оферти, настаняване, допълнителни услуги)

  • Възможност за проследяване на статус резервации /на запитване, потвърдена, платена, с депозит, анулирана/

  • Търсене на резервация по име на оферта, дата на отпътуване, име на клиент и номер на резервация

  • Бележки към всяка резервация.

  • Архив на всички резервации

Плащания

  • Възможност за добавяне на допълнителни услуги към всяка резервация и автоматично изчисляване на крайната дължима сума от клиента.

  • Добавяне на плащания към всяка резервация

  • Възможност за издаване на фактура

  • Управление на стойността на необходимия депозит

  • Управление на крайната дата за плащане

  • Архив на създадените документи по резервацията (договор, ваучер, фактура и др.)




Издаване на електронни документи
Генериране на шаблонни документи - договор, ваучер, фактура

Договор

Договорът се генерира с предварително зададени общи условия на фирмата, лого на фирмата, полета за попълване, автоматично се генерира номер на договор и се визуализират въведените данни по резервацията /за клиент, дестинация, дати, дължими суми/, възможност за нанасяне на корекции след автоматичното попълване, възможност за принтиране и архивиране.

Ваучер

Стандартен, автоматично генерира номер, както и въведените данни за клиент и данните по резервацията, възможност за нанасяне на корекции след автоматичното попълване, възможност за принтиране и архивиране.

Фактура

Стандартна, оригинал и копие, автоматично генерира номер, както и въведените данни за клиент и данните по резервацията, автоматично генерира сума, възможност за нанасяне на корекции след автоматичното попълване, възможност за принтиране и архивиране.




Други видове документи подходящи за интеграция :

  • приходен ордер
  • разходен ордер
  • проформа фактура
  • бланка резервация
  • списък на група
  • списък на група за мед. застраховка
  • списък на група по стаи rooming list
  • списък на група за граница


Travel Office Basic включва 3 бр. електронни документи по шаблон (по избор).




Модул Клиенти

  • възможност за редакция - добавяне, изтриване или промяна в данните на всеки клиент

  • всеки клиент / турист с направена резервация се запаметява в база данни клиенти

  • данните от този модул може да се използват при правене на нови резервации

  • възможни данни за въвеждане за всеки клиент: трите имена на кирилица и латиница, ЕГН, лична карта №, дата на издаване, дата на валидност, Паспорт №), дата на издаване, дата на валидност, място на издаване, е-mail, мобилен телефон, стационарен телефон, служебен телефон, град, адрес;

  • архив на въведените клиенти




Допълнителни услуги

  • Възможност за изработка на документи по шаблон, подаден от клиента

  • Възможност за изработка на допълнителни шаблони за документи

  • Интеграция на Reservation Check

  • Допълнителни потребителски акаунти

  • Допълнителни функционалности към Travel Office Basic


Модул Agent Login - вход за агенти

Модул Agent Login дава възможност на вашите агенти да правят резервации
директно във вашия Travel Office

  • Възможност за следене на резервациите, направени от всяка фирма

  • Възможност за редакция - добавяне, изтриване или промяна в данните на фирма

  • Данни към всяка фирма - Код на фирмата, наименование, номер и вид (ТА, ТО) на лиценз, БУЛСТАТ, МОЛ, адрес на регистрация, адрес за кореспонденция, град, държава, координати (телефон, мобилен телефон, email, пощенски адрес), лице за контакт

  • Архив на въведените фирми


Модул Client Login - вход за клиенти

Модул Client Login дава следните възможности на клиентите:

  • Преглед на история на поръчките

  • Онлайн запитване

  • Потвърждаване на резервация

  • Специални оферти само за регистрирани клиенти

  • Издаване на електронни документи